Secrétaire Assistant Enfant Jeunesse Famille (H/F)

  • Date limite de candidature :  24 Décembre 2022
  • Emploi permanent à temps complet 
  • Poste basé à Montmélian

Le Centre Social du Département Combe de Savoie à Montmélian recherche une Secrétaire Assistante pour le service Enfant Jeunesse Famille à temps complet.

Sous la responsabilité du Chef de service EJF, la secrétaire assistante EJF est chargé(e) de :

Recueillir et traiter les informations nécessaires au bon fonctionnement administratif de la Maison sociale pour le pôle EJF-PMI

Seconder les chefs de service EJF, les psychologues et travailleurs sociaux, dans l’organisation de leurs activités et du travail des équipes

Garantir un accueil physique et téléphonique de qualité

Assumer le traitement direct de certains dossiers selon les modalités définies avec la hiérarchie

Participer à la continuité de service de la MSD en matière d’accueil du public et de permanences des secrétariats

Missions :

Accueil

Recevoir, assurer une première réponse et, ou orienter les appels téléphoniques

Accueillir physiquement le public, les professionnels et les partenaires

Contribuer au fonctionnement global du siège de la Maison sociale afin d’assurer la continuité des services

Secrétariat

Réaliser le traitement administratif de tous types de courriers ou dossiers (frappe, mise en forme…)

Assurer le secrétariat des chefs de service EJF et référents EJF (interlocuteur privilégié, suivi des dossiers et agenda)

Assurer la gestion administrative des dossiers EJF : traitement administratif des situations (contrat d’accueil assistantes familiales, mecs, scolarité, saisie Iodas...)

Suivre la documentation et effectuer le tri, le classement et l’archivage des dossiers EJF

Prendre des notes lors des réunions et rédiger les comptes rendus

Effectuer la réception, le tri, la distribution et l’affranchissement du courrier entrant ou sortant

Contribution aux activités de la Maison sociale

Gérer et organiser les agendas de l’équipe

Suivre la planification et garantir l’organisation logistique des réunions (salle, matériel…)

Organiser et coordonner la circulation et la transmission des informations au sein du pôle EJF/PMI et assurer la liaison entre les membres de l’équipe

Participer au recueil et à l’exploitation des données nécessaires à l’observation des besoins locaux (statistiques…)

Préparer les dossiers examinés dans les commissions et instances et assurer leur suivi (CRIP, bilans, synthèses…)

Suivre les dossiers spécifiques (gestion de la CTU)

Réaliser l’interface entre les interlocuteurs et le travailleur social dans le suivi administratif quotidien du dossier

Rechercher les informations juridiques ou techniques servant au traitement d’un dossier

Recueillir régulièrement les informations actualisées pour les diffuser vers les travailleurs sociaux concernés

Profil :

Vous possédez déjà une expérience dans le social et bénéficiez des qualités d’accueil

Vous avez un très bon niveau d’expertise des normes rédactionnelles

Vous maitrisez l’outil informatique et avez le sens du travail en équipe

Rigueur, organisation, réactivité et diplomatie sont vos maitres mots

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